Quanto tratamos de questões relacionadas a contrato, para o direito brasileiro, a prescrição (tempo transcorrido para que não exista mais a possibilidade de discutir judicialmente algum direito) é de 10 anos.

Prazos inferiores somente para contratos de seguros, cobrança de alugueis (ainda que estejam relacionados a contrato), cobrança de valores não quitados em contrato.

De todo modo, o maior prazo a ser considerado é de 10 anos, assim, a primeira providência, antes de realizar o descarte do contrato (cuidado, claro, preferencialmente triturando-o) é ter certeza de que já se transcorreram 10 anos desde o encerramento de sua vigência e da relação entre as partes. Atenção, não devemos considerar a data da assinatura, mas sim, o do encerramento da relação entre as partes, pois fatos podem ter ocorrido durante a vigência do contrato e o prazo de 10 anos será contado da data do fato.

Não podemos deixar de lembrar que o contrato pode ser renovado verbalmente, portanto, se a vigência que consta no contrato se encerrou há mais de 10 anos, porém, os serviços ou fornecimento continuaram a se operar e o efetivo encerramento ocorreu há menos de 10 anos, recomendo manter o contrato.

Importante ter em mente que, independentemente de você ter a impressão de que todas as obrigações já foram concluídas de um contrato assinado há 5 anos, por exemplo, não é uma boa medida descartá-lo, pois podem surgir discussões, ainda que as obrigações tenham sido cumpridas.

Tivemos alguns casos de clientes que descartaram contratos antigos, supostamente extintos e que, porém, a outra parte entendeu pendente alguma questão ou, pior, tentou anular o contrato judicialmente e foi necessário contar com testemunhas e a versão do documento apresentada pela outra parte.

Outro ponto importante. Antes de triturar e descartar o papel, nossa experiência mostra ser boa medida digitalizar e guardar em algum computador, mídia ou nuvem (o meio que faça você se sentir mais seguro) de forma a possibilitar a identificação do documento, afinal, você pode precisar resgatar alguma informação, seja financeira, seja operacional ou comercial do contrato, ainda que a intenção não seja discuti-lo judicialmente.

De forma muito resumida, pontos importantes para identificar contratos para descarte.

a) Contratos com mais de 10 anos passados do final da sua extinção podem ser descartados;

b) Cuidado com contratos nos quais consta o encerramento há mais de 10 anos, mas que as atividades continuaram sendo desenvolvidas posteriormente. Neste caso, conte os 10 anos a partir do efetivo encerramento da relação. Aqui está a importância de formalizar o distrato.

c) Antes de descartar, boa medida é digitalizar para manter a memória da operação.

Gestão de contratos do ciclo de vida do contrato, inclusive do encerramento, é fundamental.

O time do Okumura Sociedade de Advogados é especialista em questões que envolvem Contratos Empresariais e está à disposição para prestar esclarecimentos e executar a formalização e gestão de contratos empresariais.