Mesmo em ambiente de grandes corporações, muitas empresas não dão a devida importância a questões relacionadas à confirmação dos poderes de quem assina os contratos pela parte contrária.

Esta falta de importância é decorrente de diversos motivos, porém de todos os motivos, notamos dois que prevalecem:

a) No caso de grandes empresas (que contam com um departamento jurídico estruturado), o grande volume de atividades e demandas dos departamentos jurídicos, acaba fazendo com que esta verificação não seja realizada, seja realizada por amostragem ou realizada somente em operações expressivas ou que envolvem risco;

b) Já em empresas de pequeno ou médio porte, a não realização deste procedimento normalmente é decorrente da ausência de pessoas qualificadas para tanto ou mesmo pelo desconhecimento da importância da execução deste procedimento.

Quando tratamos de empresas com departamento jurídico, notamos também que este procedimento fica em segundo plano, grande parte das vezes, por conta da possibilidade da utilização como argumento a “Teoria da Aparência”, assunto já tratado em nosso informativo: “teoria da aparência na assinatura de contratos”.

Porém, apesar da possibilidade de discussão no poder judiciário (o que pode levar alguns anos até a solução), em especial com base na “Teoria da Aparência”, o ideal é sempre confirmar se a pessoa que assina o contrato tem realmente poderes para tanto.

Medidas simples como as abaixo podem evitar discussões que demandarão alguns anos:

a) Verificar o contrato social (ou estatuto e ata de eleição) para confirmar se a pessoa que assina é administradora devidamente nomeada;

b) Verificar no contrato social (ou estatuto e ata de eleição) se não existe impedimento para a assinatura do tipo de contrato que será assinado, se existe alguma exigência quanto à formalização ou a necessidade de aprovação dos sócios;

c) Em caso de poderes comprovados por procuração, verificar o prazo de validade da procuração e se as pessoas que assinaram a procuração possuem poderes para tanto (necessário fazer a verificação de tais poderes no contrato/estatuto social e ata de nomeação de diretoria, quando aplicável)

d) Caso a assinatura seja com pessoa já falecida, verificar se quem assina é o Inventariante (termo de nomeação de inventariante) e se o Inventariante não foi removido do cargo (Certidão de Objeto e Pé do inventário).

Outra medida muito utilizada que, apesar de não garantir a validade, fornece mais embasamento para eventual discussão judicial, é a inclusão de cláusula por meio da qual os signatários declaram que possuem poderes para assinar o documento e que responderão civil e criminalmente pela veracidade de tal declaração.

Esta inclusão de cláusulas de declaração e garantia dos signatários é medida que deve ser adotada, porém, não afasta a etapa de confirmação dos poderes de quem assina.

Importante lembrar que, caso a outra parte esteja agindo de má-fé, a assinatura de documento sem que o signatário tenha os devidos poderes, pode acarretar dificuldade para exigir o cumprimento das obrigações, já que ela poderá utilizar como argumento a ausência de poderes da pessoa que assinou para esquivar-se de suas obrigações.

Provavelmente, em caso de discussão judicial, o poder judiciário corrigirá a situação, impondo o cumprimento do contrato, porém, como toda discussão judicial, não há como se ter certeza do desfecho e demandará alguns anos até o seu encerramento.

Assim, é extremamente recomendável a implementação de rotinas para a verificação dos poderes de quem assina os contratos pela outra parte, reduzindo riscos e evitando longas discussões judiciais.

O time do Okumura Sociedade de Advogados está à disposição para auxiliar sua empresa em todas as etapas da negociação de contratos, desde a elaboração do documento, até a sua assinatura e finalização.